Sección 3: La Logística

Manual Para el Anfitrión

Para las otras secciones de este manual, consulte:

3.1. REPASO DE LAS RESPONSABILIDADES
Esta es una lista general que resume la mayoría de los gastos y deberes administrativos asociados con el taller y cómo los compartimos normalmente con una iglesia anfitriona. La iglesia anfitriona es responsable de cubrir sus gastos por medio del precio que pondrá por asistir al taller. Reconocemos que el ser anfitrión del taller no es solo un compromiso de tiempo sino, además, de destinar recursos económicos. Esperamos que sea una inversión que merezca la pena.

Antes de hablar de los talleres, deberías conocer nuestra filosofía básica: No estamos organizamos talleres por las ganancias, en cambio, estamos en ello porque creemos que es de suma importancia el recuperar la Palabra de Dios para la iglesia por medio de animar y equipar a pastores y maestros de Palabra a predicar expositivamente. De hecho, es la visión para toda nuestra organización. Somos un ministerio sin ánimo de lucro. Nunca hemos lucrado del dinero de los talleres y no tenemos la intención de hacerlo. Como organización, recaudamos fondos para ayudar con los gastos. Esperamos que, como iglesia anfitriona, te unas como colaborador en la obra del ministerio. En este momento, esperamos mantener los gastos al mínimo posible. Aquí hay un desglose detallado de cómo los gastos son compartidos:

Iglesia anfitriona

Promoción del taller a pastores y maestros de la Biblia (reuniones, llamadas o reuniones de tu denominación).
Cuaderno y etiqueta con el nombre para cada participante.
Si es necesario, transporte de los instructores al taller.
Adquisición y coordinación de las instalaciones (reuniones conjuntas, grupos pequeños, mesa de libros).
Almuerzos y refrescos.
Grabaciones de las sesiones plenarias y posterior envió de los archivos a Simeon Trust.
Un líder de música para el momento de alabanza cada día.
Coordinador de la iglesia anfitriona (ver más abajo)

Simeon Trust

Diseño e impresión de los folletos.
Gastos de viaje para los instructores (e.i., vuelos, transporte y comida)
Hospedaje para los instructores.

Coordinador de la iglesia anfitriona
Para poder garantizar que los muchos aspectos de ser anfitrión de un taller de exposición bíblica son manejados con eficiencia, es esencial que haya un coordinador del taller in situ. El coordinador será responsable de trabajar en conjunto con un representante de Simeon Trust. A pesar de que el coordinador del taller no debe, ni puede, hacer todas las tareas necesarias, sí es la responsabilidad del coordinador del taller que todas las tareas se lleven a cabo. En consecuencia, es mejor delegar las tareas a otras personas. Recomendamos las siguientes categorías:

Coordinador del taller in situ
Coordinador de instalaciones y equipamiento
Trabajo de promoción y networking
Grabaciones
Música
Coordinador de comida in situ
Coordinador de inscripciones y asignación de textos
Responsable de mesa de libros (si aplica)

3.2 INSTRUCTORES Y LÍDERES DE GRUPOS PEQUEÑOS
Los instructores de un taller son de mucha importancia para el trabajo que hace Simeon Trust. Aunque a veces CST invita a un predicador reconocido internacionalmente a uno de los talleres, estamos comprometidos igualmente con desarrollar un equipo de predicadores que viajen y lideren los talleres. Merece la pena mencionar que requerimos que todos los instructores y líderes de grupos pequeños estén de acuerdo con nuestra declaración doctrinal.

Iglesia anfitriona

En consulta con Simeon Trust, el pastor o miembro del staff de la iglesia debe confirmar la fecha del taller.
Se te puede pedir que te ocupes de recoger y dar la bienvenida a los instructores en el aeropuerto. También puedes ser responsable de proveer transporte a los instructores durante el taller. Si los instructores prefieren escoger otra alternativa de transporte, CST cubrirá el gasto.

Simeon Trust

Invitación de los instructores al taller.
Consultar con la iglesia anfitriona sobre preferencias de hospedaje para los instructores.
Organizar y pagar por los gastos de viaje de los instructores del taller.
Comunicar el itinerario de viaje de los instructores invitados a la iglesia anfitriona.
Pagar por el hospedaje de los instructores invitados.

Líderes de grupos pequeños
Las sesiones de grupos pequeños es el aspecto más importante de todo el taller. CST se toma muy en serio la selección y formación de los líderes de grupos pequeños. De hecho, a la hora de seleccionar un líder, tomamos en cuenta una combinación de experiencia de predicación y experiencia en los talleres, como también, las veces que han sido aprendices de un líder de grupos pequeños. Tanto los líderes de grupos pequeños como los aprendices, tienen la obligación de asistir al pre-taller. Para más información, por favor consulta las pautas de selección de líderes de grupos pequeños.

Iglesia anfitriona

En coordinación con Simeon Trust, seleccionar y afirmar los líderes de grupos pequeños.
En coordinación con Simeon Trust, Seleccionar a los aprendices de grupos pequeños.
Organizar el pre-taller para los líderes de los grupos pequeños.

3.3 ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN
El proceso para promocionar el taller es bastante simple. La mejor manera para promocionar el taller es la recomendación verbal. Es decir, la mejor manera de promocionar el taller es interactuar personalmente con las personas. El pastor anfitrión y otras personas designadas deben hablar con el mayor número posible de pastores y, además, hacer llamadas estratégicas a pastores locales. La iglesia anfitriona debe empezar a distribuir los panfletos en reuniones de pastores locales o enviando los panfletos a los pastores. El primer grupo que se debe contactar es los pastores que ya han sido parte de los talleres. También, deberían dar panfletos a pastores para que puedan invitar a otros pastores. En la mayoría de los casos, la página web del CST promocionará el taller. También proveeremos una versión del panfleto que pueda ser distribuido por correo electrónico u otros medios digitales. Los esfuerzos de promoción deben ser hechos en coordinación con CST ya que podemos ayudar con la planificación. Podrás obtener esta información en el documento sobre estrategias de promoción.

Iglesia anfitriona

Aproximadamente seis meses antes del taller, haz una lista de pastores/maestros que quieras que reciban el panfleto. Esta lista debe ser recopilada y el coordinador debe contactar con CST para anticipar el número de destinatarios.
Recopila otros materiales para completar el envío. (sobres, sellos, etc).
El primer envío de los folletos debe ocurrir de tres a cuatro meses antes del taller.
Es importante que los participantes que han asistido a talleres previos sean contactados con más anticipación. De hecho, es una buena idea enviarles más panfletos y una nota pidiéndoles que inviten a más pastores/maestros.
Una versión digital del panfleto puede ser enviada por correo electrónico para poder llegar a un grupo de pastores más amplio y poder dar seguimiento a aquellos que hayan recibido el panfleto por correo.
El pastor anfitrión debe empezar a hacer llamadas y concertar citas personales, por lo menos, tres o cuatro meses antes del taller.
Sería de mucha ayuda si el pastor anfitrión menciona el taller en reuniones de denominación u otro tipo de reuniones de pastores/maestros.
Una carta de confirmación debe ser enviada a cada participante, incluyendo: 1) instrucciones sobre qué deben esperar y cómo prepararse (incluyendo un enlace a la hoja de preparación) para el taller, 2) los textos asignados que debe estudiar en preparación para los grupos pequeños, 3) un mapa e indicaciones para llegar a la ubicación del taller, 4) fecha y hora de la primera sesión, 5) información sobre opciones de alojamiento.
Uno a dos meses antes del taller, el pastor anfitrión y su staff debería llamar a más pastores para que haya más inscripciones.

Simeon Trust

Diseño del panfleto para el taller.
Gastos de impresión para el panfleto.
Una vez los panfletos se hayan imprimido, serán enviados a la iglesia anfitriona.

3.4 CUADERNOS Y MATERIALES PARA LOS PARTICIPANTES
El cuaderno para el participante tiene como intención ser una guía in situ para los participantes. Debe incluir información general para los participantes como un horario, información sobre los instructores, y papel en blanco para tomar notas. Algunos instructores pueden proveer apuntes de sus charlas. Esto será provisto a la iglesia anfitriona por Simeon Trust. Las etiquetas con los nombres de los participantes deben ser distribuidas junto con los cuadernos en el registro. También sería bueno proveer información sobre restaurantes u otros lugares de interés de la zona. En el caso que aplique, los libros de regalo también se pueden distribuir con los cuadernos y etiquetas.

Etiquetas
Dado que las sesiones plenarias son muy interactivas, las etiquetas son muy importantes. Requerirá un par de días para que los instructores aprendan los nombres de los participantes que no están en sus grupos pequeños. Como tal, es importante hacer etiquetas que sean duraderas. Las etiquetas adhesivas suelen estropearse demasiado rápido y los participantes dejarán de llevarlas.

Cuadernos
La iglesia anfitriona debe diseñar y recopilar un cuaderno para todos los participantes. La mayoría de los archivos serán provistos y los podrás encontrar en nuestra página de descargas. Además, podrás encontrar archivos de diseño, elementos y otros ejemplos. El cuaderno debe incluir las siguientes páginas en este orden:

Una portada (Revisa con CST para obtener el arte o tipo de imprenta utiliza para materiales de promoción)
Una carta de introducción del pastor anfitrión. (preferiblemente en un papel con membrete y con su firma)
Perfiles y foto de los instructores (puedes encontrarlos en la página web de Simeon Trust)
Horario (provisto por Simeon Trust)
Información sobre la asignación de grupos pequeños (recopilado por la iglesia anfitriona y revisado por Simeon Trust)
Hojas en blanco para notas o bosquejos (si son provistos por el instructor)
Página promocional de los cursos online.
Preguntas frecuentes sobre cursos online.
Página promocional de 9Marcas.
Página promocional de Matthias Media.
Información de restaurantes y hoteles locales.
Formulario de retroalimentación.
Los documentos adicionales deben ser dados a los instructores, líderes de grupos pequeños y aprendices incluyendo el horario de los pre-talleres y guía de grupos pequeños (ver sección 3.11).

La mayoría de estas cosas son provistas por CST en la página de descargas. Por favor, no dudes en ponerte en contacto si necesitas algo o tienes alguna pregunta.

3.5 INSTALACIONES
Los talleres sobre la exposición bíblica generalmente requieren varias aulas. Primero, necesitamos una sala grande para las sesiones plenarias donde todos los participantes puedan sentarse. Adicionalmente, hacen falta aulas más pequeñas para los grupos pequeños. También , hace falta una sala para los almuerzos y refrescos. Finalmente , se requiere un espacio pequeño donde se ponga la mesa de libros cerca de la zona de almuerzo.

Iglesia anfitriona

Por favor, considerad las siguientes recomendaciones a la hora de elegir salas y aulas:

Es necesario el número adecuado de aulas de grupos pequeños para sentar a cada grupo de participantes alrededor de la mesa. El número de aulas depende del número de inscripciones.
Una gran sala lo suficientemente grande para que todos los participantes puedan sentarse durante las sesiones plenarias.
Una zona de refrescos/comida
Mesa de registro
Una mesa de libros cerca de la zona de almuerzo (si aplica)
Las aulas deben ser lo suficientemente grandes para que quepan dos mesas que sean unidas para formar un cuadrado (o una mesa circular) y sillas para entre siete a nueve personas y que no tenga la sensación de abarrotamiento para que las personas puedan moverse con libertad.
Cada aula debe tener una pizarra.
Las habitaciones para las sesiones plenarias deben tener el equipo necesario para grabar todas las sesiones plenarias.
Durante las sesiones plenarias, debe haber un púlpito o atril, un micrófono (diadema o solapa son preferibles) y una pantalla digital para la presentación.
La zona de comida debe ser lo suficientemente grande para que haya mesas para los descansos de mañana y tarde, el almuerzo, y mesas para que se sienten los participantes.

Equipos para las aulas

Mesas en cada aula en formato de mesa redonda y suficientes sillas.
Pizarra en cada aula (tiza o blanca)
Marcadores y borrador adecuado para la pizarra.
Cartel que se puede colocar encima o cerca de la puerta de cada aula con el nombre del líder del grupo pequeño.

Equipos para la sesión plenarias

Atril o púlpito
Pantalla para la presentación interactiva (nos conectaremos por medio de un Ipad utilizando el Wi-Fi o cables HDMI)
Micrófono(s)
El equipo de grabación necesario para las sesiones plenarias.
Sillas para los participantes (en mesas preferiblemente)

Equipos para otras zonas

Mesas para los refrescos y almuerzos en la zona de comida.
Mesas y sillas para los participantes.
Un número de mesas apropiado para el registro.
Mesa para la mesa de libros. (opcional)

3.6 GRABACIÓN
Esperamos que las Iglesias anfitrionas graben las sesiones plenarias (excluyendo la sesión de preguntas, que nunca debe ser grabada). Si las grabaciones son de suficiente calidad, la meta es que las grabaciones se hagan disponibles a los participantes. En este caso, CST hará disponibles las grabaciones, de forma gratuita, por medio de nuestra página web.

Calidad
Por favor, es muy importante que la grabación sea de alta calidad. Dado que las plenarias instruccionales incluyen momentos de interacción, algunas grabaciones son muy problemáticas. Por ejemplo, grabadoras sobremesa o grabadoras tradicionales, suelen grabar discusiones innecesarias u otros sonidos de ambiente. Preferimos otro tipo de sistema de grabación que haga necesario un micrófono. La interacción con la audiencia no es tan importante y la calidad del audio se reducirá sin micrófono. Si sentimos que la calidad del audio no es suficientemente buena, no lo colgaremos en la página web.

Archivos de audio
Para archivos de audio, preferimos el formato .mp3. Por favor, graba con alta calidad y provee un archivo separado para cada charla. No grabes o incluyas la sesión de preguntas y respuestas ya que no las colgaremos en la página web. Nos gusta recibir los archivos en alta calidad (44.1 kHz, 256kbps, estéreo). Antes de colgar los archivos, los escucharemos para evaluar la calidad. Para transferir los archivos a un representante de Simeon Trust, preferimos que sea en archivos comprimidos por medio de Dropbox u otro servicio de nube (e.g. Google Drive). Por favor, nombra cada archivo con el nombre de la charla y el instructor.

3.7 HOSPEDAJE
Los participantes son responsables de su propio hospedaje. Al mismo tiempo, es muy importante proveer información de hospedaje para los participantes que vengan al taller de muy lejos. Algunos de lo participantes prefieren hoteles mientras que otros prefieren hospedarse con familias de la iglesia anfitriona. Además, es bueno incluir información de restaurantes ya que algunos participantes no conocerán la zona. Recordar, CST se ocupará del hospedaje de los instructores.

Iglesia Anfitriona
Llama a hoteles de la zona y recopila información sobre descuentos de grupos o planes en el caso que haya muchas personas interesadas en hospedarse en un hotel. Cada participante es responsable de hacer su propia reserva.

Adquiere de cada hotel la siguiente información:

Nombre de hotel
Dirección del hotel
Número de teléfono
Precio

Usando la información recopilada, prepara una hoja de información sobre el hospedaje e inclúyelo en el correo de confirmación que enviaras a los que se inscriban. Incluye las indicaciones y un mapa en las opciones de hospedaje. Además, adjunta las indicaciones desde el taller a los hoteles.

3.8 COMIDA Y REFRESCOS
La iglesia anfitriona es el anfitrión. Puede parecer una frase redundante, pero la experiencia de hospitalidad que los participantes tengan estará conectada con el anfitrión. Así que, como anfitrión, la hospitalidad será y dependerá completamente de ti—tu estilo, tus compromisos, tu creatividad, tu deseo de ser hospitalario. No hace falta que la comida y bebida sea extravagante. Un almuerzo simple y rápido es más eficiente. Eso sí, asegúrate que hay café y agua disponible durante el transcurso del taller. Por supuesto, hay una interminable variedad de maneras de añadir a la hospitalidad. Puedes hacer desayuno por las mañanas, aperitivos durante los descansos, comida para llevar el último día del taller, y muchas oportunidades adicionales de comida, aperitivos y bebidas. Las comidas pueden ser por catering, se pueden reclutar voluntarios para la comida, o la comida puede ser pedida. Las opciones son interminables.

Iglesia anfitriona

Haz un presupuesto para la comida y bebida del taller que cubrirá tu iglesia.
Los refrescos se pueden ofrecer durante los descansos y el almuerzo será provisto cuando diga el horario. (consulta con el representante de CST para determinar cuándo se ofrecerá el almuerzo)
Provee una habitación o área de descanso y comida. Pon suficientes sillas y mesas para que los participantes se sienten mientras comen.

3.9 REGISTRO
Un buen comienzo es muy importante para comenzar con buen pie el taller. Un esquema de comunicación fluido antes de que empiece el taller y un check-in fácil son buenas maneras de empezar.

Iglesia anfitriona
El coordinador del taller debe estar muy atento al registro. El listado de registro será provisto por CST por medio de un Google Sheet. Este documento será muy importante para asignar los grupos pequeños y comunicar lo que va a ocurrir antes del comienzo del taller. El registro debe comenzar una media hora antes de que comience el taller. Por favor, tened suficientes mesas y personas para que el proceso sea rápido.

Comunicación antes del taller

Revisa con regularidad el Google Sheet compartido con nuevas inscripciones.
Cuando hables con el representante de Simeon Trust, comienza recopilando la lista de los grupos pequeños utilizando la ceja en tu Google Sheet del taller. (Este documento será provisto y creado por tu representante de CST ).
Aproximadamente cuatro semanas antes de que comience el taller, empieza enviando confirmaciones y tareas de grupos pequeños para los participantes. A medida que nuevos participantes se inscriban después de esto, debes responder lo antes posible con una confirmación y asignación de textos.

Instrucciones para registrar a los participantes

Utilizando la hoja de cálculo, confirma el nombre de cada persona y la información a medida que se registran.
Da a cada participante su cuaderno y etiqueta.
Al concluir el taller, notifica al representante de CST si algún participante no se ha presentado o si hay cambios en la lista.

3.10 MESA DE LIBROS
La mesa de libros es opcional. Animamos a los anfitriones que se hagan cargo de esta responsabilidad, pero entendemos si no puedes o tienes otras opciones. Por favor, confirma con CST tu decisión para hacer planes. La mesa no tiene como propósito convertirse en un centro de distribución o una manera de tener ganancias, sino el poner en disposición de los participantes un número reducido de libros que han sido cuidadosamente seleccionados como relevantes para el taller. CST utiliza su colaboración con editoriales y otros ministerios para que los libros cuesten el precio de impresión. En algunos casos, CST invita a editoriales y otras organizaciones (particularmente si la iglesia anfitriona ya tiene relación con ellos) para que sean responsable de la mesa de libros. Si se decide trabajar con la petición de la iglesia anfitriona, debe ser coordinado con el representante de Simeon Trust.

3.11 PRE-TALLER
El pre-taller es la formación para los líderes de grupos pequeños y los instructores y se hace, típicamente, el día antes del comienzo del taller. Esta sección es una de las más importantes ya que es la manera en la que entrenamos a los líderes de grupos pequeños para el trabajo importante de los grupos pequeños durante el taller. Dado que repasamos los textos de los grupos pequeños de una manera muy comprimida, es un tiempo muy intenso. Por eso, es importante que el pre-taller funcione sin complicaciones. Por razones de planificación, hay tres pasos de importancia en los pre-talleres. Primero, la lista de asistentes del pre-taller debe ser coordinada en coordinación con Simeon Trust. La lista debe incluir los instructores del taller, los líderes de grupos pequeños, los aprendices de grupos pequeños, y posiblemente otras personas que quieran observar. Segundo, el horario del pre-taller debe estar preparado. Para talleres de hombres, normalmente empieza con un almuerzo o justo después del almuerzo (dependiendo de si el anfitrión quiere proveer un almuerzo) y suele durar cinco horas. Para el taller de mujeres, el pre-taller suele durar desde media mañana hasta la tarde (el anfitrión provee de la comida) y el taller comienza esa misma tarde. El horario específico suele ser preparado por CST en coordinación con el anfitrión. Tercero, el cuaderno, etiqueta y algunas otras cosas para los participantes deben ser imprimidas y distribuidas al grupo antes del comienzo del pre-taller.

Materiales para el pre-taller

Cuaderno del participante
Etiquetas
Horario del pre-taller
Guía del líder del grupo pequeño
Hoja en blanco de preparación de grupos pequeños.

3.12 MÚSICA Y ALABANZA
En la mayoría de los horarios de los talleres, nos gusta incluir una o dos canciones de alabanza para empezar el taller o después de una de las exposiciones. Aunque nos gusta que este tiempo sea bastante informal, hay algunas cosas de importancia que debemos recordar. Como coordinador del taller, por favor comunica estos puntos a la persona que dirija la música.

Liderazgo
Es importante que la persona que seleccione las canciones y lidere el tiempo sea una persona capaz y dispuesta. Se que suena bastante simple y, la mayoría de las veces suele ser simple. A lo mejor, uno de los participantes, miembros del staff o un voluntario de la iglesia anfitriona tiene dones musicales y la flexibilidad para dirigir este tiempo. Claro que no tiene que ser nada muy elaborado o intenso. Puede ser algo simple como una canción con piano, guitarra o, incluso, a capela.

Duración y volumen
Es muy importante prestar atención al tiempo asignado para el tiempo de música. No suele ser más de quince minutos (que, para los músicos, significa planificar dos canciones de diez minutos). Suele ponerse al principio y final del día o, también, entre medias de sesiones para que los participantes puedan entrar a la sala gradualmente si no han sido puntuales. La prioridad debe ser empezar y terminar puntualmente, independientemente de si las personas están listas. Pero, esto puede implicar algo de adaptación y posiblemente haciendo una canción en vez de dos para no empezar tarde. El tiempo de adoración es para los participantes, no para el líder de música. Aunque valoramos la preparación del líder de música, es más importante que el horario continúe con eficacia para que nuestros instructores no se sientan presionados a terminar antes de tiempo porque un líder de música tardó más tiempo del necesario. Del mismo modo, es importante que el líder de música se preparare antes y haga el chequeo de volumen antes de empezar. En muchas ocasiones, los participantes están de pie al principio y al final del tiempo mientras que los músicos están enchufando sus instrumentos e intentando adaptar el volumen. Además, es importante que el volumen sea apropiado. Para algunos músicos que están acostumbrados a liderar la música para una iglesia de cientos, liderar ante un par de docenas puede requerir adaptación.

Selección de canciones
No es el momento de experimentar con canciones nuevas o practicar canciones difíciles de cantar. No hay manera más rápida de hacer sentir a un grupo que no se les entiende o que están siendo dirigidos en adoración que confrontándoles con una canción desconocida o difícil de cantar. Como tal, sería bueno que se canten canciones que son conocidas por todos. A lo mejor no es tan emocionante para el líder de música, pero al final será más edificante para los participantes y de ánimo para todos cuando todos puedan participar entusiasmadamente en las canciones.